Puheenjohtajuuskulisseissa: Anna Yletyinen luo puitteet sujuville korkean tason kokouksille

Tässä sarjassa kurkistamme Suomen EU-puheenjohtajakauden kulisseihin ja tutustumme siellä  työskenteleviin henkilöihin. Tällä kertaa esittäytyy EU-puheenjohtajuussihteeristön erityisasiantuntija Anna Yletyinen.

Mitä teet työksesi Suomen EU-puheenjohtajakaudella?

Vastaan Suomen EU-puheenjohtajakauden protokollajärjestelyistä EU-puheenjohtajuussihteeristössä valtioneuvoston kansliassa. Työni sisältää erityisesti epävirallisten ministerikokousten ja muiden Suomeen suuntautuvien, puheenjohtajakauteen oleellisesti liittyvien korkean tason vierailujen käytännön järjestelyjen suunnittelua ja toteutusta.

Lisäksi yksi tärkeä osa-alue työssäni on kuluneen kevään aikana ollut vastata puheenjohtajakauden liaison officereiden eli delegaatioiden yhteyshenkilöiden kouluttamisesta.

EU-puheenjohtajuus käynnistyy Suomessa vauhdilla: Euroopan komissio saapuu Suomeen tapaamaan hallitusta 4. ja 5. heinäkuuta, ja samaan aikaan on ensimmäinen epävirallinen ministerikokous. Miten tämä näkyy protokollajärjestelyissä?

Itselläni työn alla on heinäkuun isojen kokousten ja vierailujen osalta muun muassa kättely- ja liputusjärjestysten sekä plaseerausten suunnittelua, ohjelmien aikataulutusta ja paljon muuta. Tämä on ehdottomasti tiimityötä, jossa korostuu jokaisen osa-alueen merkitys. Palapelin kaikki osaset on saatava oikeille paikoilleen, jotta kokonaisuus toimii sujuvasti.

Protokollajärjestelyistä vastaavana koordinoin näitä osasia päivittäin kollegoideni kanssa. Esimerkiksi akkreditointivastaavalta saan tiedot vieraista, mikä on minulle oleellinen informaatio, jotta osaan suunnitella vaikkapa kokouspöydän tai illallisen istumajärjestyksiä ja liputuksia. Visuaalisen suunnittelijan kanssa pähkäilemme sopivaa menukortin ilmettä, ja mediavastaavien kanssa mietimme, missä on sopiva TV-kameran paikka. Lentokentästä, kuljetuksista ja turvajärjestelyistä vastaavien kollegoiden kanssa käymme läpi aikatauluja, kuten sitä mihin aikaan kunkin arvovieraan kone laskeutuu, jotta meillä on lentokentällä vastaanottojärjestelyt kunnossa, ja autosaattueet aikataulutettu sen mukaisesti.

Mitä lähemmäksi H-hetkeä mennään, sitä enemmän protokollan työtahti kiihtyy, ja työ muuttuu suurien linjojen hahmottelusta hyvinkin yksityiskohtaiseen viimeistelyyn. EU-kokouksissahan on hyvin vakiintuneet käytännöt, mutta silti jokainen kokous ja vierailu vaatii meiltä järjestäjiltä täyttä paneutumista, jotta juuri kyseisen tapaamisen erityispiirteet otetaan huomioon. Valmistelut ja toteutus tehdään siten kulloistenkin erityistarpeiden mukaisesti.

Kuitenkin on hyvä muistaa, että vaikka yksityiskohtia suunnitellaan ja tilanteita ennakoidaan mahdollisimman pitkälle, niin joustavuuttakin tarvitaan. Joskus tilanteet saattavat muuttua jopa viime hetkellä, ja yllättäviinkin asioihin on pystyttävä reagoimaan. Vieraillemme haluamme tarjota miellyttävän ja toimivan kokemuksen Suomen puheenjohtajakaudesta!