I ordförandeskapets kulisser: Anna Yletyinen skapar förutsättningar för smidiga möten på hög nivå

I den här serien kikar vi in bakom kulisserna till Finlands EU-ordförandeskap och bekantar oss med de personer som jobbar där. Den här gången träffar vi Anna Yletyinen vid statsrådets kansli. Hon är specialsakkunnig vid sekretariatet för EU-ordförandeskapet.

Vad arbetar du med under Finlands EU-ordförandeskap?

Jag ansvarar för EU-ordförandeskapets protokollarrangemang vid sekretariatet för EU-ordförandeskapet vid statsrådets kansli. I mitt arbete ingår särskilt att planera och genomföra de praktiska arrangemangen vid informella ministermöten och andra högnivåbesök i Finland som väsentligen hänför sig till ordförandeskapet.

Under den gångna våren har ett viktigt delområde i mitt arbete också varit att ansvara för utbildningen av liaison officers, alltså kontaktpersonerna för delegationer.

EU-ordförandeskapet inleds med fart i Finland: den 4 och 5 juli anländer Europeiska kommissionen till Finland för att träffa regeringen och samtidigt hålls det första informella ministermötet. Hur syns det här i protokollarrangemangen?

Själv håller jag på med bland annat handskaknings- och flaggningsarrangemang inför juli månads stora möten och besök samt planering av placeringar, tidsramar och mycket annat. Det här är absolut ett teamarbete där betydelsen av varje delområde betonas. Alla bitar i pusslet måste läggas rätt så att helheten fungerar smidigt.

Som ansvarig för protokollarrangemangen samordnar jag de här delarna dagligen tillsammans med mina kollegor. Av den ackrediteringsansvariga får jag till exempel information om gästerna, vilket är viktigt för mig, så att jag kan planera exempelvis sittordningen vid ett mötesbord eller en middag samt flaggningarna. Med den visuella planeraren funderar vi på passande layouter för menyer och med de medieansvariga planerar vi var TV-kameran ska stå. Med kollegerna som ansvarar för flygplatsen, transporterna och säkerhetsarrangemangen går vi igenom tidsscheman, till exempel vilken tid respektive högnivågästs flygplan landar, så att vi har mottagningsarrangemangen i ordning på flygplatsen och kortegerna schemalagda enligt dem.

Ju närmare dagen D kommer, desto snabbare är protokollarbetstakten och mitt arbete förändras. Tidigare såg jag över större helheter och nu blir det att lägga sista handen vid detaljerna. EU-mötena har en väletablerad praxis, men trots det kräver varje möte och besök full uppmärksamhet av oss arrangörer så att just det evenemangets särdrag kan tas i beaktande. Förberedelserna och genomförandet görs med andra ord utifrån respektive specialbehov.

Det är dock bra att komma ihåg att trots att man planerar i detalj och försöker förutse situationer så lång som möjligt så behövs det också flexibilitet. Ibland kan det ske ändringar till och med i sista stund och vi måste också kunna reagera på överraskande saker. Vi vill erbjuda våra gäster fungerande arrangemang och en behaglig erfarenhet av Finlands EU-ordförandeskap!